Personuppgiftsbehandling för dig som söker eller hyr

Så här använder vi dina personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Kilsbostäder AB (Rosengränd 12, 665 32 Kil, organisationsnummer 556506-8425) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du ställer dig i vår bostadskö

Ändamålet med att vi under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter är för att administrera din ansökan/intresseanmälan för att hyra en bostad eller lokal hos Kilsbostäder AB. Den lagliga grunden för Kilsbostäder att behandla dina personuppgifter är allmänt intresse.

Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

Ändamålet för att hantera personuppgifter när du blir erbjuden en bostad hos oss är att administrera ansökan och då behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från till exempel inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna. Den lagliga grunden för denna behandling är att avtal ska kunna träffas mellan parterna.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna upprätthålla och administrera parternas skyldigheter i hyresförhållandet enligt hyresavtalet. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Den lagliga grunden för denna behandling är avtal, rättslig förpliktelse och intresseavvägning.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kan komma att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

När hyresförhållandet upphör

När man som hyresgäst avslutat sitt avtal och flyttat från Kilsbostäder AB:s lägenhet eller lokal kommer personuppgifter att vara kvar i våra system för att bevaka rättsliga anspråk som till exempel fordringar som kan uppstå vid avflytt och därefter kommer personuppgifterna att gallras enligt vår dokumenthanteringsplan.

Gallras enligt dokumenthanteringsplan innebär att vi som kommunalt bolag har lagar att följa gällande gallring eller bevarande av dokument och detta reglerar vi i Kilsbostäder AB i dokumenthanteringsplanen, detta kan t.ex. gälla för bokföringsmaterial eller pågående rättsfall. Den lagliga grunden till denna behandling är avtal och rättsligförpliktelse.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella.

Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Vilka rättigheter har du som hyresgäst?

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har enligt GDPR rätt att få ett utdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig samt information om hur vi behandlar dem, under förutsättning att du kan bevisa din identitet. Vill du få ut dina personuppgifter i Excel-format går det också bra.

Du har även rätt att begära rättelse eller komplettering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Under tiden vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att de endast får lagras av oss tills vidare.
Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter är olaglig eller inte sker på ett korrekt sätt har du en rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Du kan utöva dina rättigheter genom att ringa Kilsbostäder AB på telefon 0554-192 20 mån-fre 8-12 eller maila på info@kilsbostader.se för begäran om registerutdrag.

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud via e-post till dataskyddsombud@kil.se eller info@kilsbostader.se.