Offentlighetsprincipen

Tryckfrihetsförordningen är en av Sveriges grundlagar. Den ger dig en unik rätt till insyn i all offentlig verksamhet, det brukar kallas offentlighetsprincipen. 

Här beskriver vi vilka rättigheter du har som medborgare. Offentlighetsprincipen gäller för såväl kommunens verksamhet som all annan offentlig verksamhet i Sverige.

Offentlighetsprincipen - rör den mig?

Ja, i högsta grad. För att du ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär, nämligen:

Rätten för alla, svenskar och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Syftet är att främja ett fritt meningsutbyte och bidra till en allsidig upplysning, att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur förtroendevalda och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.  

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också handla om fakturor, bokföring eller e-post till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem. 

Vad innebär sekretess?

Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda uppgifter om enskilda människors personliga förhållanden.

En särskild lag, offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver ”hemligt”, ”förtroligt” eller ”konfidentiellt” på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det. 

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Varje kommunal nämnd ska ha en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i dess arkiv och hur arkivet är organiserat.

I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna och för ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Här kan du söka ärenden i Kils kommuns diarium. 

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”. I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar. 

Får jag ta med dem hem?

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i Kil bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar. 

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post. 

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar.
Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Ett undantag är dock om handlingen innehåller personuppgifter. Då kan vi behöva fråga dig om syftet, eftersom sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att uppgiften efter ett utlämnande kommer att behandlas i strid med dataskyddsförordningen.  

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen. 

Om du själv skriver till kommunen

Även all din egen korrespondens (e-post, brev, osv.) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser.

Dataskyddsförordningen (GDPR) 

Dataskyddsförordningen har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder och bolagsstyrelser har ansvaret för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Kils kommuns nämnder och bolagsstyrelser har utsett dataskyddsombud (DSO) för att kontrollera att dataskyddsförordningen följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Mer information

Du kan läsa mer om tryckfrihetsförordningen, yttrandefrihetsgrundlagen, dataskyddsförordningen, arkivlagen samt offentlighets- och sekretesslagen på http://www.lagrummet.se/.