Välkommen till utbildning i Raindance
Följ filmer och instruktioner från start till slut.
Innehåll och länkar till kapitel
3. Roller i fakturahanteringen
4. Så kommer du in i Raindance
7. Beslutsattestering och signering
1. Introduktion
Så här ska inköp i kommunen gå till.
2. Referenskod
Referenskoden är en unik kod, bestående av fem siffror* som ser till att fakturan hamnar rätt i systemet. Referenskoden styr vem som har rätt att köpa in, kontera och godkänna inköpet.
För att allt ska fungera är det viktigt att varje faktura är märkt med rätt referenskod.
*I Forshaga kommun finns också ett fåtal referenskoder som är sex-siffriga.
Vilken referenskod gäller för mig?
Från 1 april gäller nya referenskoder.
Det kan finnas upp till nio referenskoder på ett ansvar men så få som möjligt är att föredra.
Det är respektive chef som vet vilken referenskod just du ska använda.
Fördelar med de nya referenskoderna
Om någon slutar sin anställning behöver inte referenskoden ändras hos leverantören.
Den nya referenskoden gör att fakturans väg genom systemets olika delar blir automatiserad och ingen manuell cirkulation behövs.
Referenskoden styr fakturans väg genom systemet
Vad betyder siffrorna i referenskoden?
De nya referenskoderna består av fem siffror.
De fyra första siffrorna består av er ansvarskod.
Den sista siffran är koden för inköpsansvarig.
(I Forshaga kommun finns det några referenskoder som är sex-siffriga.)
Referenskodens siffror styr fakturans väg genom systemet, tills den blir betald.
3. Roller i fakturahanteringen
Rätt referenskod på fakturan samt en automatiserad cirkulationsordning är en förutsättning för att fakturan ska bli betald i rätt tid.
Inköpsansvarig
- Köper in de varor/tjänster som verksamheten behöver.
- Handlar på de avtal som Kils kommun upphandlat.
- Uppger rätt referenskod hos leverantören
- Granskar fakturan från leverantören för att säkerställa att det vi beställt är det vi fått, till exempel kvantitet, pris enligt avtal med mera.
Ekonomiassistent
- Kontrollerar att uppgifterna på fakturan stämmer, till exempel moms, belopp, fakturadatum med mera.
- Konterar fakturan och lägger den i rätt period om det till exempel är en årsfaktura eller kvartalsfaktura
Chef
- Kontrollerar att kontering är rätt, det vill säga vilket konto pengarna ska bokföras på.
- Budgetansvarig chef beslutsattesterar och signerar fakturan för att betalning ska ske till leverantören på förfallodagen.
Inköpsansvarig och ekonomiassistent (konterare) kan vara samma person. Vilka personer som ska ansvara för vad i just ert flöde läggs in i systemet och fakturan går sedan mellan er för att behandlas och kunna bli betald i tid.
4. Så kommer du in i Raindance
Logga in som vanligt i din arbetsdator.
Öppna din webbläsare. Du kommer nu in på intranätet.
Klicka på Raindance-ikonen.
För dig som jobbar i Forshaga kommun
Här, på intranätets startsida, hittar du ikonen för att komma direkt till Raindance.
För dig som jobbar i Kils kommun
Här, på intranätets startsida, hittar du ikonen för att komma till Raindance.
5. Granskning
Bifoga dokument
- Klicka på ikonen
- Tryck på bläddra för att leta upp det dokument du vill bifoga
- Markera dokumentet
- Tryck till sist bifoga
- Om du har gjort rätt så har bifoga dokument-ikonen fått en röd färg
- Dokumentet går inte att ta bort
Lägg till ett meddelande
- Klicka på pennan
- Skriv ditt meddelande
- Spara och stäng
- Om du gjort rätt så har ikonen för meddelande fått en röd färg
- Meddelandet går inte att ta bort
6. Kontering
7. Beslutsattestering och signering
8. Inkorgen - ditt ansvar
Alla som har blivit tilldelade en inloggning till Raindance kommer att få ansvar för en inkorg.
Där kan det komma upp olika flikar som exempelvis leverantörsfaktura, internfaktura, abonnemang och bokföringsorder.
När du gjort en aktiv handling, till exempel konterat och tryckt enter eller bockat i mottagningsattest, försvinner fakturan ur din inkorg och har då gått vidare till nästa i cirkulationen. Om du vill göra nåt ytterligare på din faktura, efter att den försvunnit ur sin inkorg, kan du kontakta ekonomiservicedesk så löser de det åt dig.
Inkorgens samtliga flikar ska vara tomma vid varje månads slut.
Om du bara ska få leverantörsfakturor i leverantörsfliken så måste du meddela ekonomiavdelningen om att du har fått något som inte du ska ha i din inkorg. Ekonomiavdelningen hjälper dig att cirkulera dokumenten vidare till rätt användare.
Så här ser inkorgen ut.
Här hittar du flikarna.
Kontakt
Har du frågor eller behöver hjälp? Kontakta oss via mejl
ekonomiservicedesk@forshaga.se
Båda mailadresserna bemannas av Kils och Forshagas systemförvaltare. Det spelar ingen roll vem du kontaktar, vi hjälper till oavsett vilken kommun du är arbetar för.